Informationsblatt nach Artikel 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung des KI-Chatbots
1. Verantwortlichen Stelle, Anschrift, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Bochum-Gelsenkirchener Straßenbahnen AG, Universitätsstraße 58, 44789 Bochum
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Anschrift siehe vorstehend, E-Mail: datenschutz@bogestra.de
vollständige Datenschutzerklärung:
https://www.bogestra.de/meta-navigation/datenschutz.html
2. Zweck der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die schnelle und unkomplizierte Bereitstellung von Informationen und Bearbeitung von Anfragen mittels eines KI-Chatbot.
Die Konversationsvorgänge werden im Anschluss, zur Verbesserung des Chats und ggf. zur Nachbetrachtung der Inhalte der Kommunikation (z.B. bei eingebrachten Beschwerden) und daraus folgenden Handlungen, weiterverarbeitet. Bei definierten Signalwörtern erfolgt eine Information des Kundendialogs, damit ggf. zeitnah weitere Handlungen erfolgen können. Daneben werden die Daten für die Erstellung von statistischen Auswertungen und die Durchführung von Analysen verarbeitet.
Rechtsgrundlage sind Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO sowie Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO.
3. Daten oder Datenkategorien die verarbeitet werden
- alle Inhaltsdaten der Konversation (insbesondere erfasste Texte des Nutzers und Antworten im Rahmen des Chats)
- Metadaten (z.B. IP-Adresse, Tag, Monat, Jahr, Uhrzeit, Dauer, Daten des genutzten Gerätes)
Der KI-Chatbot ist nicht mit den Hintergrundsystemen der BOGESTRA verknüpft und hat keinen Zugriff auf personenbezogene Daten.
4. Empfänger, denen die Daten mitgeteilt werden können
Innerhalb des Unternehmens erhalten die Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Weitere Empfänger können sein: IT-Dienstleister und sonstige Dienstleister, eigene Anwälte und Anwälte von Anspruchsgegnern, Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte, Behörden.
5. Betroffene Personen
Alle Personen welche die Chat-Funktion nutzen.
6. Speicherdauer
Konversations- und Metadaten werden für die Dauer von 90 Tagen gespeichert, sofern kein Grund für eine längere Speicherung gegeben ist.
Gesperrte IP-Adressen werden dauerhaft gespeichert.
Daten welche für die Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche notwendig sind, werden für einen Zeitraum von drei Jahren gespeichert (regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB). Sofern ein zivilrechtliches Verfahren eingeleitet wurde, richtet sich die Verjährungsfrist nach den Regelungen der ZPO.
Daten, die strafrechtlich relevant sein könnten, werden an die zuständigen Stellen übermittelt und dort gespeichert. Intern werden diese Daten für einen Zeitraum von fünf Jahren gespeichert (Verjährungsfrist nach § 78 Absatz 3 Nr. 4 StGB).
7. Betroffenenrechte
Recht auf Auskunft: Auskunftsersuchen sind an die unter Nr. 1. aufgeführte Anschrift zu richten.
Recht auf Berichtigung: Es besteht das Recht auf Berichtigung der erhobenen Daten.
Recht auf Löschung: Es besteht das Recht auf Löschung der Daten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Es besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten (Sperrung).
Recht auf Datenübertragbarkeit: Es besteht ein Recht darauf, dass dem Betroffenen die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten in maschinenlesbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Dieses Recht ist jedoch durch die Rechte Dritter beschränkt.
Recht auf Widerspruch: Es besteht ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten. Ein Widerspruch führt jedoch nicht automatisch zu einem Verbot der Datenverarbeitung, sondern ist im Einzelfall durch die speichernde Stelle zu bewerten.
Beschwerderecht: Beschwerden können jederzeit an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten adressiert werden (Kontaktdaten siehe Punkt 1). Daneben besteht die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (LDI NRW).